Mon entreprise s’est lancée dans la dématérialisation !

C’est sans aucun doute une phrase que l’on va entendre un peu partout dans un futur proche. En effet, hier encore une simple notion, la dématérialisation devient aujourd’hui un challenge à surmonter et qui sera rapidement une force pour l’entreprise.

Dans un premier temps la dématérialisation des documents concernait surtout les grandes entreprises mais cette pratique tend à se répandre même dans les plus petites structures, voici les raisons de ce changement :

 

La réduction des coûts de fonctionnement :

C’est ce que l’on recherche en priorité dans les entreprises, par chance, la dématérialisation des documents va permettre de réduire vos budgets d’impression, d’affranchissement du courrier mais aussi de stockage des documents.

La diminution des délais :

La dématérialisation des documents permet de gagner en efficacité et en réactivité. Vous n’êtes plus dépendant de La Poste pour la réception et l’envoi de vos courriers et vous pouvez ainsi gagner un temps considérable. Un plus qui peut faire la différence face à des concurrents restés à l’époque papier.

L’amélioration de la sécurité :

La dématérialisation vous assure une sécurité supérieure par rapport au papier. Les documents numérisés ont la possibilité d’être retracés contrairement aux papiers qui peuvent être perdus, abimés, détruits ou même volés.

La participation à un environnement plus durable :

Avec la dématérialisation des documents on réduit grandement les impressions, les photocopies … soit un volume important de papier. On minimise dans le même temps notre empreinte carbone car on consomme moins d’encre et on évite les acheminements par camion.

La dématérialisation des documents de l’entreprise comme les factures, les bulletins de salaire, les bons de commandes … n’est en soit pas un processus complexe mais comme tout changement , cette étape doit être présentée à l’ensemble des collaborateurs afin que tout se passe pour le mieux.

 

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