Une meilleure gestion des coûts d’impression c’est possible !

 

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Les postes de dépenses dans une entreprise sont nombreux et parfois ils ne sont pas précisément identifiés.

C’est par exemple le cas pour l’impression. En général, lorsqu’elle veut faire des économies, une entreprise a tendance à se concentrer sur la masse salariale, l’externalisation de la production, ou encore la diminution du parc de véhicules.

On estime qu’une PME utilise plus de 12 000 feuilles par an et la plupart en couleurs. Cette mauvaise gestion des impressions est coûteuse. Les dépenses en matière d’impressions ne rentrent pas dans les décisions stratégiques et pourtant c’est un facteur important à prendre en compte.

Si une entreprise décide d’améliorer sa politique d’impressions, elle peut ainsi espérer réduire de 30% son budget sur ce poste.

Si vous aussi vous souhaitez réduire vos coûts d’impression, voici les étapes à suivre.

 

 

Première étape : Examiner son environnement de travail.

Avant tout il est important de faire le tour de l’entreprise en se posant les bonnes questions :

  Combien de machines avez-vous actuellement à dispositions ?

  Quels sont les réels besoins de vos salariés en matière d’imprimante ?

  De quelles façons sont utilisées les imprimantes mises à disposition (noir et blanc ou couleurs, documents légers ou imposants, occasionnelles ou fréquentes …) ?

  Quels sont les besoins réels en ce qui concerne l’impression ?

  Quelle est la quantité de pages imprimées chaque semaine / chaque mois ?

  À quel emplacement se trouve votre équipement ?

  Sont-ils récents ou anciens ?

  Sont-ils tous de la même marque et multifonctions ?

 

 

Deuxième étape : Homogénéisez votre parc d’imprimantes multifonctions

On remarque que dans une PME aujourd’hui, chaque employé possède sa propre imprimante mais un photocopieur pour 5 à 10 salariés est totalement acceptable.

Vous pourrez ainsi réduire le nombre de photocopies inutiles car les salariés devront se déplacer pour récupérer leurs documents.

 De plus, ces nouveaux appareils seront plus adaptés et moins susceptibles de tomber en panne. Ils vous permettront de réduire de 35% vos frais de fonctionnement.

 

Troisième étape : Changer sa routine

Réduire ses dépenses énergétiques

Excepté les économies réalisées sur la réduction du nombre d’appareils, il existe plusieurs postes de dépenses sur lesquels vous pouvez agir pour diminuer vos coûts de fonctionnement.

En effet, même si le nombre de consommables tels que l’encre et le papier sont quantifiables les entreprises ont souvent tendance à oublier de prendre en considération les dépenses énergétiques liées à l’utilisation des machines.

Être pertinent dans le choix des documents à imprimer.

Dans la majorité des entreprises la tendance est au « Zéro papier », cela consiste à réduire au maximum sa consommation de papier. L’objectif est d’enseigner à ses collaborateurs une façon d’imprimer moins coûteuse.

Voici quelques conseils à suivre pour atteindre le « Zéro papier ».

  Demander un aperçu avant impression, cela permettra d’éviter l’impression inutile de documents dont la mise en page n’est pas correcte.

  Savoir différencier les informations essentielles à imprimer et celles inutiles.

  Éviter d’imprimer un document depuis internet car, ils contiennent souvent des publicités et des informations inutiles.

  Penser à bien soigner les documents destinés à vos clients ou à vos différents partenaires, tous les documents internes peuvent être condensés et rédigés avec une police réduite.

  Il est aussi possible de mettre en place des quotas, c’est une méthode efficace pour réduire les impressions inutiles.

Bien utiliser les différentes fonctions de votre parc d’imprimantes.

Aujourd’hui les imprimantes sont pour la plupart multifonctions, cela vous laisse la        possibilité d’adapter vos appareils en fonction de vos besoins.

Optez pour une impression recto-verso, cela peut vous permettre de réduire de 50% votre budget papier.

  Sélectionner l’impression multiple pour vos présentations power point par exemple, cette fonction permet la division par 4 ou par 8 le nombre de feuilles nécessaires tout en restant parfaitement lisible.

  Préférer l’impression en noir et blanc plutôt qu’en couleurs pour tous les documents internes à votre entreprise.

 

Les avantages de cette politique sur le long terme.

Dès lors que vous aurez adopté les différentes mesures proposées votre entreprise profitera d’avantages sur le court et le long terme.

En plus des économies réalisées sur la diminution des consommables que vous pourrez investir sur d’autres postes,  votre entreprise bénéficiera d’une image, écoresponsable, soucieuse de l’environnement et responsable. N’hésitez pas à le revendiquer dans votre communication, c’est un avantage important de nos jours.

 

L’assurance DBSM solution.

Nous nous soucions énormément de nos clients et surtout lorsque nous pouvons leur permettre de réaliser des économies en matière des frais de fonctionnement.

Nous vous garantissons un accompagnement dans cette démarche, pour atteindre ce but notre équipe vous guidera et estimera vos besoins afin que vous maîtrisiez au mieux votre politique d’impression.

 

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